二次会の機材準備は、「映像」「音響」「通信」「電源」「予備」の5つに分けて確認すると漏れが出にくくなります。確認は、1か月前に会場へ質問する、前日までに実際の機材をつないで試す、当日の開場前にもう一度確かめる、の3回です。
機材のトラブルは、実際の機材をつないで初めて分かるものがほとんどです。当日に見つかると直す時間がないため、HareQ編集部では、前日までに会場で一度つないで試しておくことを勧めています。
機材チェックリスト(5分野)
確認する項目を5つの分野に分けました。コピーして、担当者の名前を書き足して使ってください。
映像
- プロジェクターまたは大型モニターがあるか
- 接続できる端子は何か(HDMI、USB-Cなど)
- 自分のパソコンの端子と合うか。合わなければ変換アダプタを用意したか
- パソコンの画面が、設定した時間で消えない(スリープしない)ようにしたか
- 後ろの席から文字が読めるか
音響
- マイクは何本あるか。ワイヤレスか
- パソコンの音を会場のスピーカーから出せるか
- BGMを流す方法(会場の機器、持ち込みの機器)
- 音量に制限があるか
通信
- ゲストが使えるWi-Fiがあるか
- 会場内で携帯電話の電波が入るか
- 進行に使うパソコンをつなぐ回線があるか
- スマホのテザリングを予備として使えるか
電源
- コンセントの位置と数
- 延長コードと電源タップ
- パソコン、スマホ、タブレットの充電器
予備
- 映像やスライドのデータを、2か所以上に保存したか
- 問題と正解、進行表を紙に印刷したか
- 予備のパソコンまたはタブレットがあるか
- 会場の担当者の連絡先
会場に事前に確認すること(質問文つき)
会場への確認は、1か月前までに済ませます。設備と決まりは会場ごとに違うため、次の質問をそのまま送ってください。
〇月〇日に二次会でお世話になる〇〇です。余興でパソコンの画面を映したいので、次の点を教えてください。
- プロジェクターまたはモニターはありますか。接続できる端子は何ですか。
- パソコンの音を、会場のスピーカーから出せますか。
- マイクは何本使えますか。
- ゲストが使えるWi-Fiはありますか。
- 会場内で携帯電話の電波は入りますか。
- 機材の持ち込みに決まりはありますか。
- 準備のために、何時から会場に入れますか。
端子の種類は、写真を送ってもらうと確実です。「HDMIです」と聞いていても、当日に形が違って接続できないことがあるためです。
会場で流す音楽の扱いも、会場に確認してください。BGMの選び方は「二次会のBGM選び」にまとめています。
余興の種類ごとに必要な機材
必要な機材は、余興の種類で変わります。
| 余興 | 映像 | 音響 | 通信 |
|---|---|---|---|
| 挙手や紙のクイズ | 不要 | マイク | 不要 |
| スライドを使うクイズ | 必要 | マイク | 不要 |
| スマホで答えるクイズ | あると見やすい | マイク | 必要 |
| 映像の上映 | 必要 | パソコンの音を出す | 不要(データを保存しておく) |
| ビンゴ、じゃんけん大会 | 不要 | マイク | 不要 |
映像を使う余興は、パソコンの音を会場のスピーカーから出せるかを必ず確かめます。映像は映るのに音が出ない、というトラブルが起きやすいためです。
スマホで答えるクイズは、通信の確認が中心になります。プロジェクターがなくても行えるサービスがあるので、映像の設備がない会場でも選べます。
前日までと当日に確かめる順番
機材は、前日までに会場で一度つないで試し、当日の開場前にもう一度確かめます。前日までに試しておけば、端子が合わない、音が出ないといった問題が見つかっても、アダプタを買い足すなどの対応ができます。
前日までに会場へ入れるかどうかは、会場に確認してください。入れない場合は、下見のときにパソコンを持ち込んで試すか、当日の開場の60分前までに入って確かめます。
確かめる順番は次のとおりです。機材の担当者を1人決め、ほかの準備と分けてください。
- パソコンを電源につなぎ、起動する
- プロジェクターまたはモニターにつなぎ、画面が映るか確かめる
- 一番後ろの席に座り、文字が読めるか確かめる
- パソコンの音を出し、会場のスピーカーから聞こえるか確かめる
- マイクの音を出し、音量を決める
- インターネットにつなぎ、使うページを開く
- 自分のスマホで、ゲストと同じ操作を一度行う
- パソコンのスリープと通知を切る
7番目の「ゲストと同じ操作」は、スマホで答えるクイズでは特に重要です。QRコードを読み取り、参加し、1問答えるところまでを、会場の中で試してください。
機材が動かないときの代わりの進め方
機材が動かないときは、直そうとして時間を使うより、代わりの方法に切り替えたほうが進行を保てます。切り替え先を先に決めておいてください。
| 起きること | 代わりの進め方 |
|---|---|
| 画面が映らない | 別のケーブルと変換アダプタを試す。だめなら、問題を司会が読み上げて挙手で進める |
| 音が出ない | 映像の上映は後に回す。BGMはスマホと持ち込みのスピーカーで流す |
| 会場のWi-Fiがつながらない | 進行用のパソコンをスマホのテザリングにつなぐ。ゲストは携帯電話の回線を使う |
| ゲストのスマホがつながらない | 2人1組で参加してもらう。全体でつながらなければ、紙や挙手に切り替える |
| マイクが使えない | 予備のマイクを使う。なければ、司会が会場の中央に立って話す |
問題と正解を印刷した紙が1枚あれば、どのトラブルが起きてもクイズは続けられます。切り替えるかどうかを決める人も、1人決めておきます。
HareQを使う場合の機材
HareQは、スマホで答える早押しクイズのアプリです。必要な機材は、会場の設備に合わせて3つの形から選べます。
| 運用の形 | 必要な機材 |
|---|---|
| 1台のパソコンで投影と進行を行う | パソコン1台、プロジェクターまたはモニター |
| 投影と進行を別の端末で行う | 投影用のパソコン、進行用のタブレットやパソコン |
| スクリーンを使わない | 進行用の端末1台(ゲストは共有されたURLから参加) |
どの形でも、進行用の端末とゲストのスマホがインターネットにつながっている必要があります。HareQはオフラインでは使えません。クイズが始まったあとの途中参加にも対応していないため、出題を始める前に全員が参加できたかを確かめてください。ゲストは携帯電話の回線でも参加できますが、全員が同時につなぐため、会場のWi-Fiを使えるほうが安定します。
会場スクリーンを使う形では、効果音がスクリーン側の端末から鳴ります。投影用のパソコンの音を、会場のスピーカーから出せるようにしておいてください。
HareQ編集部では、前日までに、QRコードの表示、自分のスマホでの参加、1問の出題と回答までを会場で試すことを勧めています。当日の開場前にも、同じ流れをもう一度確かめてください。画面つきの手順は操作マニュアルにあります。
10名まではクレジットカードなしで無料で試せるので、会場の下見のときに通信の確認にも使えます。
まとめ
- 機材は「映像」「音響」「通信」「電源」「予備」の5つに分けて確認する
- 会場への質問は1か月前までに送り、端子は写真で確かめる
- 前日までに会場で実際の機材をつないで試し、当日の開場前にもう一度確かめる
- スマホで答えるクイズは、会場の中でゲストと同じ操作を一度行う
- 問題と正解を紙に印刷し、機材が動かないときの切り替え先を決めておく
二次会全体の準備は「結婚式二次会の幹事マニュアル」、早押しクイズの進め方は「早押しクイズを結婚式でやる方法」、QRコードで参加する仕組みは「アプリDL不要の結婚式ゲームとは」をご覧ください。
よくある質問
プロジェクターがない会場では、何を使えばよいですか？
会場に大型のモニターやテレビがあれば、パソコンをつないで代わりに使えます。映す設備がまったくない場合は、スクリーンを使わない余興を選んでください。挙手のクイズや、ゲストのスマホに問題が表示されるクイズであれば行えます。
変換アダプタは何を用意すればよいですか？
自分のパソコンの映像出力の端子と、会場の機器の端子をつなぐものを用意します。会場の端子を写真で確認してから購入すると、間違いがありません。
会場のWi-Fiが使えない場合はどうすればよいですか？
ゲストには携帯電話の回線を使ってもらい、進行用のパソコンはスマホのテザリングにつなぎます。電波が入りにくい会場では、通信を使わない余興に変えることも検討してください。
機材の確認は、いつ行えばよいですか？
会場への質問は1か月前まで、実際につないだ確認は前日までに行い、当日の開場前にもう一度確かめます。前日までに会場へ入れない場合は、下見のときにパソコンを持ち込んで試してください。
